Otevřený, nebo uzavřený formát? Ať vaše soubory přežijí i program, ve kterém vznikly

Data přežijí program, ve kterém vznikla, jen když je uložíte ve formátu, který umí přečíst i něco jiného. Kdo někdy narazil na soubor, k němuž „už neexistuje program“, ví, o čem je řeč.

Otevřený vs. uzavřený formát

• Otevřený formát má veřejně popsanou strukturu – přečte ho víc programů a udrží se i po letech. Příklady: PDF, PNG, JPG, TXT, CSV, ODT, EPUB, MP3, MP4.
• Uzavřený (proprietární) formát patří konkrétnímu výrobci. Když firma skončí nebo formát opustí, soubory se stanou hůř otevíratelné. Příklady: starší formáty specializovaných programů, formáty vázané na jednu aplikaci.

Běžné kancelářské formáty (DOCX, XLSX) jsou dnes naštěstí zdokumentované a otevře je víc programů – ale i tak pro dlouhodobou archivaci volte co nejneutrálnější formát.

Jak archivovat, ať to vydrží

• Dokumenty k archivaci ukládejte do PDF (ideálně PDF/A, formát přímo určený pro archivaci). Vzhled zůstane stejný napříč zařízeními i lety.
• Tabulky s daty navíc uložte jako CSV – prostý text, který přečte cokoli.
• Fotky nechte v JPG, dlouhodobě přidejte i neztrátový formát u těch nejcennějších.
• Text bez formátování je nejtrvanlivější jako prostý .txt.

ℹ️ Myslete i na média: kromě formátu stárne i nosič. Disk, na kterém archivujete, jednou za pár let obnovte na nový – a držte se pravidla 3-2-1.

doporučujeme

Správa uživatelů

Účty, oprávnění a pracovní stanice pod kontrolou. Nástup nového zaměstnance i bezpečný odchod toho odcházejícího vyřešíme za vás — rychle a bez bezpečnostních děr.

Zjistit více →

Proč na tom záleží

Rodinné fotky, smlouvy, diplomová práce, účetnictví – tyhle věci chcete otevřít i za dvacet let. Volba formátu, kterou uděláte dnes, o tom rozhoduje.

Co si odnést

• Otevřené formáty přežijí programy i výrobce; uzavřené vás na ně váží.
• Pro archiv: PDF/A na dokumenty, CSV na data, JPG na fotky, TXT na čistý text.
• Stárne i nosič – archiv jednou za čas přeneste na nový disk.

Řešíte archivaci firemních dat nebo rodinného archivu? Sekce Software → Kancelářský software je tu pro to.